Communication 1.3: Interferences DECODING (2nd part)

COMMUNICATION 1.3: INTERFERENCES

DECODING (2^nd part)

(For those who visit this blog for the first time, let me refer you to the beginning of this article to put you in a better context.)

In the case when the sender is unknown, the following factors that are influencing the operation of decoding can be found:  

•         The education level of the receiver

When we talk about education most of us automatically think at the academic or familial levels and, of course, these have their significant weight in the balance. However, they only represent a circle in which experience is restricted. It does not really matter the number of books that you have read or any of the values that you were taught since birth if you cannot put them to the test, experiment them outside that definite circle; out there, “in the field”. Otherwise everything is static, if not simply stagnant.  

Of course, these levels represent the cornerstone on which everything rests because it is at this « phase » that we need to awake and stimulate the intellectual mind, « the scientific curiosity’ like they used to call it in my youth. It is what will help us, I think, to go beyond the inclusive sphere represented by family and theory and reach the next level of self-learning, with hands-on experience. It is the life education and experience that we acquire through our ambitions, people we meet, our travels, and so on. Actually, it is easy to notice people who have travelled a lot and or have a vast social network (not only a virtual one) are also excellent communicators (most of them, there are  very few exceptions!) 

If this level of education is weak, the receiver may have certain difficulties to appropriately decode what is addressed to him/her. In a word, the higher the level of social education a person may have, the more this person has ideas, means and diversified opportunities. Therefore the easer it will be for the person to grasp the full weight of a message, to extract all possibilities and be able to choose which represents the best the situation at hand.

•         Beliefs and presumptions

Obviously, are included here beliefs, prejudice, preconceived ideas, religion, and superstitions because all this is already an integral part of how we tend to see life; our paradigms. Without wanting to get into a debate about human behavior, and even less about religion, it is however possible to notice specific gestures or habits from people all around us. Which is actually as normal as it can get because our daily life is influenced by them. Beliefs, prejudice, preconceived ideas model our day-to-day behavior.

Let’s take a few very trivial but real examples that boldly illustrate this statement. Have you ever been around a table where someone suddenly takes some salt and throws some over his/her left shoulder, to “ward off the evil spirit” ? Has someone ever said to you “Knock on wood” wanting to wish you good luck? Did you do it? J Or, on the other hand, has someone ever said to you that they will not wish you luck because it “brings bad luck”?

But let’s take a little more serious example here. Today, as I am writing these lines, we are Thursday, the 12^th. Tomorrow is going to be Friday the 13^th. You can already see where I am going with this.   

For a very superstitious person, tomorrow is going to be a day where he/she will have to be very careful in every activity. Some people have already started to apprehend it  at the same moment as my fingers are typing on the keyboard. For most of those people, starting with the first ray of daylight, anything that happens will be perceived and analyzed as a potential bearer of misfortune.

On their way to work, if they come across a cat that is slightly on the dark side, that is it! The day is going to be a disaster! (Mind you, today or Saturday, they would probably not notice the cat!)  They are careless for an instant and walk under a ladder; they are doomed! They will spill their coffee either on their desk or on their clothes, or even on you! Someone opens an umbrella inside a building and Armageddon is coming!  There will be a general blackout in the city and they will lose a huge part of some project they were working.

At the light of this, it is easy to realize that our beliefs influence our behavior and, therefore, have a definite impact on how we interpret things around us.

•         General perception

Just like the sender has to think about his audience while delivering his message, the RECEIVER must rather think about the sender of the message. He must try to conceptualize the intention of someone he does not know from Adam and so, has no benchmarks to guide his/her reasoning.  

Right from the start, if the person tries to decode the message with his/her own reference system, meaning his/her own paradigms, perceptions, generally he/she will be barking up the wrong tree.

The problem then is how to properly decode the message? The solution is not simple and may almost appear to be some kind of detective game of logical deductions. To try to understand the true meaning of a message when we do not know anything about the sender, the only lead we have  is the message itself.

Of course, the first thing to look at or to realize is the source of the message. Who sent it? What is his/her name? The name can already give us clues on the sender; it can let us perceive a culture, a mentality or a distinct way of thinking. Then, what I personally do is look at the content of the message; the words used to formulate the ideas. What are those words? What is their linguistic level? Is it literary? Common? Spoken or vulgar? How is the spelling? Is it adequate? Flawless? Riddled with mistakes? What about the tone? Is it familiar ? Formal? Friendly?

All these questions can help us establish some kind of profile of the sender. By answering them, we can already have a basic draft of the person at the other end. Once this is done, we should take another look at the message.

For example; Speedy Gonzalez, Texas, USA sends me an email inviting me personally to participate in an event where he would like to meet with and discuss about future opportunities. What can I analyze following he reception of this message?

If the invitation is written in a high level of language and there are no spelling mistakes, no wrong use of current and local expressions (which is impossible to achieve with any electronic translator), I can already start thinking that this person masters three languages, English, French and Spanish. On top of things, the language is elevated which generally indicates a superior education. This gives better credibility to the sending. The tone is formal but friendly at the same time which tells me that the person is probably a professional who likes to cultivate good business relations. After some research, I realize that Mr. Gonzalez works for a big and important American firm. The invitation becomes even more interesting and I am seriously starting to think about attending the event.

 

We can clearly see here that when we put aside our first impressions or perceptions we can realize a great many things that would have otherwise remained unnoticed. I could have said to myself “Bah, another one of those offers that will sound too good to be true but will end up costing me a lot of money. And I don’t even speak Spanish! We will have difficulties understanding each other. And so on!  

To be able to put aside our own personal vision of things, and even sometimes, our own interests, is an essential step that allows us at any time to have a better reading on things and therefore a better decoding.

•         Personality and sex

We certainly find here some of the factors that create communication difficulties. Without starting an in-depth study on the different types of personality one can find, let’s just specify here for the purpose of the article, that we can at least identify the followings: extroverts and introverts, intuitive or perceptive and rational and emotional. All these elements and the different combinations that can result from them, can influence the proceedings of a good communication.  We can also understand even more the importance of point #3 stating that we should “put ourselves aside” in order to decode as efficiently as possible the message sent to us.

Let’s take an example : Mr. Cold (rational) receives a message from Mrs. Hot (emotional) who explains to him a really sad situation. If Mr. Cold remains himself, he will only decode the situation and ignore all the sentimentality or sensationalism and will judge of the urgency of the situation. If Mr. Cold « forgets himself » for a few moments and puts himself in Mrs Hot’s shoes, he may then decide to act differently. But my money is on the fact that Mr. Cold will remain himself and only appraise the situation, because, according to his personality, it is his way to look at life.

By knowing well the different types of personality it is possible to draw general impressions or lines on the sender through the message itself.

And, better say it once and for all, if the decoder of the message is a man, or a woman, the decoding process will be done differently. It is just a natural fact. Maybe both will arrive at the same conclusions but will have taken different paths to get there. The paths are not better or worse from one another, they are simply different. Men do not think like women and vice-versa. So, if the thinking itself is at the basis different, the writing, the way to say (or see) things, the approach, the understanding and the perception will also be different. Same things go for decoding.

•         Social Status

 The color of our tinted glasses toward life and society that surrounds us has its impact on the way we decode things. For example, if we are the type who respects hierarchy and social classes, we do not decode a message coming from the Company's CEO the same way, with the same perception, as we would for one coming from a colleague or, even worse (!), a daily worker.

One day, a lecturer from Montreal University coldly told me : « You should not always believe what a teacher tells you. » (when I had recopied faithfully each and every word she ever pronounced in her classes!) The worst of it all is that she was perfectly right. It is not because we are a teacher, a doctor, a lawyer, or other that we know it all. We know our field of expertise but beyond that it is up to each and every one. But, when a member of a high “liberal” profession speaks up about thigs that are outside his field of competence, many tend to respect more their opinion, even at the expense of their own. The best example I could give here is when a Supreme Court Judge, who should know the law, the people, the society and its ways of living very well, dares comparing a woman and a rule, saying that both are made to be violated (Ex-Justice Denys Dionne, January 27th, 1989). Actually, here in this case, it does not mean that because we have the title of Justice with our name on it that we cannot be stupid at times. But the example strikes violently the reality of what preceded.  When someone gives his/her opinion outside his/her field of competence, it does not mean because you have a high-ranking position in society that your opinion is founded and/or intelligent.

In short, to be able to decode things better, better leave our impressions and perceptions aside and try to keep an open mind to see things in their foremost generality. The content of the message will get more precise with the exchanges that will eventually follow. But at the basis one needs to know how to “put yourself aside” because otherwise it can alter our interpretation and give way to misunderstandings or undesirable situations.

 

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Louis Carle

Executive President

Formation Linguistique L.C.

Communication 1.3 : Interférences : Le Décodage (2ème partie)

COMMUNICATION 1.3 : INTERFÉRENCES

DÉCODAGE (2^ème partie)

(Pour ceux qui visitent ce blogue pour la première fois, j’aimerais d’abord vous référer au début de cet article, histoire de vous mettre dans le contexte.)

Dans le cas où il s’agit d’un émetteur inconnu, parmi les facteurs qui viendront influencer le décodage, nous retrouvons :

•         Le niveau d’éducation du récepteur.

Lorsque l'on parle d’éducation, on pense automatiquement au niveau académique et familial et certainement cette part a son pesant d’or dans la balance. Toutefois, elle ne forme qu’un ensemble restrictif d’acquisition d’expériences. Peu importe le nombre d’ouvrages parcourus et l’ensemble des valeurs inculquées dans un cercle défini, s’il n’est pas possible pour l’individu de les mettre en pratique en dehors de sa « bulle », « sur le terrain », le tout demeure pratiquement statique, sinon stagnant.

Bien sûr, cette portion représente la pierre angulaire sur laquelle tout repose car c’est à cette étape que l’on doit éveiller et stimuler la curiosité intellectuelle, « l’esprit scientifique » comme on l’appelait dans ma jeunesse. C’est ce qui nous permettra, je crois, d’aller au-delà de cette sphère inclusive représentée par la famille et la théorie et accéder à l’autodidactisme ; l’expérience et l’éducation de vie que l’on se donne soi-même, par nos ambitions, nos rencontres, nos voyages et ainsi de suite. D’ailleurs, il est facile de remarquer à quel point les gens qui ont beaucoup voyagé et/ou possèdent un vaste réseau social (qui va au-delà de la virtualité) sont, sauf exception (et il n’y en a pas beaucoup !) d’excellents communicateurs.

Si ce niveau d’éducation est faible, le récepteur pourrait avoir des difficultés à bien décoder ce qui lui est adressé. Bref, plus l’éducation sociale et culturelle d’une personne est élevée, plus cette personne a des idées, des moyens, des opportunités diversifiées. Par conséquent, plus il lui sera possible de bien saisir la portée d’un message, d’en faire ressortir toutes les possibilités et pouvoir choisir laquelle représente le mieux la teneur de ce qui lui est adressé.

•         Les croyances et présomptions

Évidemment, est inclut dans tout ceci, la religion, les croyances et superstitions, les préjugés, les idées préconçues, car tout cela fait déjà partie intégrante de notre vision de la vie, de la société, de nos paradigmes. Sans vouloir me lancer dans un débat sur le comportement humain, et encore moins sur la religion, il est toutefois possible d’observer des comportements spécifiques découlant de certaines pratiques ou croyances chez les gens qui nous entourent.  Ce qui est tout à fait normal, car tout notre mode de vie au quotidien est influencé par celles-ci. Les croyances, préjugés, idées préconçues modèlent nos comportements.

Prenons quelques exemples tout à fait anodins mais dont les implications sont éclatantes de vérité. Avez-vous déjà vu, autour d’une table, quelqu’un jeter du sel par-dessus son épaule gauche « pour conjurer les mauvais esprits » ?  Quelqu’un vous a-t-il déjà dit « Touche du bois » en voulant vous souhaiter bonne chance ? L’avez-vous fait ? ☺  Ou, à l’opposé, quelqu’un vous a-t-il déjà souligné le fait qu’il ne vous souhaiterait pas bonne chance justement parce que « ça porte malheur » ? ☺

Prenons un exemple un peu plus « sérieux ». Au moment où j’écris ceci, nous sommes Jeudi, le 12. Demain sera un vendredi 13. Vous voyez déjà un peu où je veux en venir. 

Pour quelqu’un d’extrêmement superstitieux, demain sera une journée à « prendre avec des pincettes. » Certaines personnes ont même déjà commencé à la redouter au moment même où j’écris ces lignes. Pour la plupart de ces gens, à prime abord, dès leur réveil le lendemain, tout événement qui se produira sera perçu et analysé comme pouvant être de mauvais augure.

En allant au bureau, s’ils croisent un chat moindrement de couleur sombre, ça y est ! La journée sera catastrophique ! Ils ne font pas attention et passent sous une échelle, ils vont renverser leur café, soit sur leur bureau, soit sur leurs vêtements, soit sur les vôtres ! Quelqu’un ouvre un parapluie à l’intérieur d’un édifice ; il y aura une panne d’électricité ou une panne de serveur et vous perdrez une grande partie de votre travail.

À la lumière de ceci, il est facile de constater que nos croyances influencent nos comportements et, par conséquent, a un impact certain sur notre interprétation des choses.

•         La perception générale

Tout comme l’émetteur doit penser à son auditoire en livrant son message, le DÉCODEUR, lui, doit plutôt penser à l’émetteur du message. Il doit tenter de conceptualiser l’intention d’une personne qu’il ne connaît pas donc avec laquelle il ne possède aucun point de repère.

En partant, s’il tente de décoder le tout uniquement avec son propre système de référence, c’est à dire avec sa propre vision, donc perception, des choses, généralement il fera fausse route.

 Le problème qui se pose alors est comment décoder le message proprement ? La solution n’est pas vraiment simple et s’apparente quelque peu à une sorte de jeu de détective qui nous aidera à mieux identifier l’auteur du message. Pour ce faire, la seule piste que nous possédons est le message en tant que tel.

Bien sûr, la première chose est de regarder qui nous le fait parvenir. Quel est son nom ? Le nom nous donne souvent des indices sur l’émetteur, pouvant nous laisser entrevoir une culture, une mentalité, ou même une façon de penser.  Ensuite, pour ma part, je regarde le contenu du message ; les mots avec lesquels il a été formulé. Quels sont ces mots ? Quel est leur niveau linguistique ? Est-il littéraire ? Commun ? Vulgaire ? Quelle est l’orthographe utilisée ? Est-elle adéquate ? Irréprochable ? Bourrée de fautes ?  Quel est le ton employé ? Est-il familier, formel, populaire, ou amical ?

Toutes ces questions nous mènent à dresser un profil de notre émetteur. En y répondant, nous pouvons déjà établir une esquisse de la personne à l’autre bout de la communication. Une fois ceci fait, nous devrions revoir le message.

Par exemple, Speedy Gonzalez, Texas, USA, m’envoie un courriel m’invitant à participer à un événement X où il aimerait me rencontrer pour discuter d’opportunités futures. Quelles sont les perceptions que je peux analyser à la suite de la réception de ce message ?

Si le message qui me parvient est écrit dans un niveau de langage élevé et qu’il n’y a ni faute d’orthographe, ni faute d’expression, (ce qui est impossible à réaliser avec un traducteur électronique, si perfectionné soit-il) je peux déjà me mettre à penser que cette personne est possiblement trilingue et qu’il maîtrise parfaitement trois langues, soit l’anglais, l’espagnol et le français. De plus, le niveau est élevé ce qui en général dénote une éducation supérieure. Ça donne une meilleure crédibilité à l’envoi.  Le ton est formel mais à la fois jovial et invitant. Ce type semble être un professionnel et cultiver également des relations d’affaires amicales. Après recherches, je me rends compte qu’il occupe un poste important dans une grande firme américaine. L’offre prend encore plus d’intérêt et je commence sérieusement à penser à assister à cet événement.

 

On voit aussi que mettre ses perceptions de côté nous aide grandement à bien entrevoir des choses qui autrement seraient passées inaperçues. J’aurais pu me dire «  Bah, encore une de ces offres qui semblent alléchantes mais qui dans le fond finiront par me coûter beaucoup d’argent. En plus, je ne parle pas espagnol et on va sûrement avoir de la difficulté à se comprendre. Et combien d’autres choses encore ! 

Mettre de côté sa vision personnelle des choses, et également parfois même, ses propres intérêts, est une étape essentielle qui permet en tout temps d’effectuer un meilleur décodage.

•         La personnalité et le sexe de l’individu

On peut retrouver ici un des facteurs qui expliquent certaines difficultés de communication.  Sans entreprendre une étude des différents types de personnalité, affirmons qu’il existe des extravertis ou introvertis, des intuitifs ou perceptifs, et également rationnels ou émotifs. Tous ces éléments et les combinaisons en découlant peuvent influencer le déroulement d’une bonne communication. On comprend encore plus ici l’importance du point 3 à l’effet que l’on doit « mettre soi-même » de côté pour décoder le plus efficacement possible le message qui nous est destiné.

 

Prenons un exemple : M. Froid (rationnel) reçoit un message sur son cellulaire de Mme Chaude (émotive) qui lui expose une situation bien navrante. Si M. Froid reste lui-même, il ne décodera que la situation elle-même et jugera alors de l’urgence de celle-ci. Si M. Froid s’oublie quelques instants et se met dans la peau de Mme Chaude (oubliez les jeux de mots !) il pourrait alors décider d’agir autrement. Mais il reste fort à parier que M. Froid ne regardera que la situation elle-même car, selon sa personnalité, de voir la vie.

En connaissant bien ces différents types de personnalité il est possible de tirer quelques lignes générales sur l’émetteur à travers son message.

Qu’on se le dise une fois pour toutes, si le décodeur du message est un homme, ou une femme, le décodage s’effectue différemment. C’est un fait naturel. Peut-être les deux arriveront aux mêmes résultats ou à la même conclusion mais ils prendront des chemins différents pour y parvenir. Ces chemins ne sont ni meilleurs ni pires l’un par rapport à l’autre. Les hommes ne pensent pas comme les femmes et vice-versa. Ainsi, si la pensée à la base diffère, l’écriture, les façons de dire (ou de voir) les choses, l’approche, la compréhension et la perception sont aussi différentes. Il en va de même pour le décodage.

  

•         Le statut

Notre façon de voir la vie et la société dans laquelle nous évoluons a son impact sur la manière dont nous décodons ce qui nous entoure. Par exemple, si nous sommes du type à respecter la hiérarchie des classes sociales, nous ne décodons pas un message provenant du grand patron de notre établissement avec la même perception, voire avec le même intérêt, que s’il provenait d’un collègue ou, pis encore, un travailleur journalier.

Un jour, une chargée de cours de l’Université de Montréal m’a dit froidement : « Il ne faut pas toujours croire ce qu’un professeur dit. » alors que j’avais recopié fidèlement chaque mot qu’elle avait prononcés dans ses cours. Le pire dans ceci est qu’elle avait entièrement raison. Ce n’est pas parce qu’on est professeur, médecin, avocat, ou autre que l’on connaît tout.  On connaît notre domaine mais pour ce qui est du reste, cela dépend de tout à chacun. Pourtant, lorsqu’un membre d’une haute profession « libérale » s’exprime hors de son domaine de compétences, plusieurs ont tendance à respecter leurs opinions, souvent au détriment de leur propres idées. Le meilleur exemple que je pourrais nommer ici est lorsqu’un juge d’instruction, qui pourtant connaît bien la loi, les gens, la société et les mœurs, se permet de comparer une femme et un règlement et de dire qu’à la base les deux sont pareils car ils sont faits pour être violés (ex-juge Denys Dionne, 27 janvier 1989 !). En fait, dans ce cas-ci, ce n’est pas parce qu’on est juge qu’on ne peut pas être con. Mais nous avons ici un bel exemple d’une « autorité » qui donne son opinion, qui se prononce sur un sujet qui, visiblement, dépasse de loin son champ de compétence. L’opinion perd toute valeur et l’individu devient incompétent à nos yeux.

Bref, pour mieux décoder un message d’un émetteur inconnu, mieux vaut mettre de côté nos impressions, nos préjugés et surtout tenter de garder un esprit ouvert et entrevoir le tout dans sa plus grande généralité. Le contenu du propos se précisera au fur et à mesure des échanges qui s’en suivront. Mais à la base, il faut savoir « se mettre de côté » car cela tend à nuire à une bonne interprétation et peut parfois donner lieu à des situations indésirables ou à des mésententes.

 

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Louis Carle

Directeur

Formation Linguistique L.C.